سامانه جامع مدیریت مؤسسات حسابرسی AFMS؛ معرفی کامل امکانات و ماژول‌ها

سامانه AFMS یک نرم‌افزار جامع، یکپارچه و تحت وب برای مدیریت مؤسسات حسابرسی است که فرایندهای اجرایی، مالی، اداری، منابع انسانی، کنترل کیفیت و گزارش‌نویسی مؤسسه را در یک بستر متمرکز مدیریت می‌کند.

در بسیاری از مؤسسات حسابرسی، اطلاعات در فایل‌های اکسل، فرم‌های دستی، پیام‌ها، پوشه‌های فیزیکی و نرم‌افزارهای پراکنده نگهداری می‌شود. این پراکندگی باعث کندی کار، افزایش خطا، دشواری پیگیری، ضعف در کنترل داخلی و وابستگی شدید به افراد می‌شود.

AFMS برای حل همین مشکل طراحی شده است. این سامانه از مرحله تعریف پرسنل، شرکت‌ها و قراردادها تا ثبت تایم‌شیت، کنترل بودجه، مدیریت هزینه‌ها، ارزیابی عملکرد، تحلیل صورت‌های مالی، کنترل وضعیت و کیفیت، ثبت نکات عمده، تهیه نامه مدیریت و تدوین گزارش حسابرسی، همه اطلاعات را در یک زنجیره منظم و قابل پیگیری نگهداری می‌کند.

در این سامانه هر کاربر بر اساس نقش و سطح دسترسی خود وارد بخش‌های مرتبط می‌شود. مدیرعامل، مدیر فنی، مدیر اداری، امور مالی، سرپرستان و حسابرسان هرکدام فقط به اطلاعات و امکانات موردنیاز خود دسترسی دارند. به همین دلیل AFMS علاوه بر مکانیزه‌کردن عملیات، به شفافیت، سرعت، نظارت بهتر و تصمیم‌گیری دقیق‌تر کمک می‌کند.

سامانه AFMS برای پاسخ به نیازهای واقعی مؤسسات حسابرسی طراحی شده است؛ نیازهایی که در بسیاری از مجموعه‌ها به‌صورت روزمره باعث اتلاف وقت، دوباره‌کاری و کاهش کیفیت مدیریت می‌شوند.

مهم‌ترین نیازهایی که این سامانه برطرف می‌کند عبارت‌اند از:

- متمرکزسازی اطلاعات پرسنل، شرکت‌ها، قراردادها و عملیات مؤسسه
- مدیریت دقیق ساعات کارکرد و تایم‌شیت پروژه‌ها
- کنترل بودجه، هزینه‌ها و وضعیت مالی قراردادها
- ارزیابی عملکرد پرسنل به‌صورت دوره‌ای و پروژه‌ای
- تحلیل صورت‌های مالی و تولید شاخص‌ها، نسبت‌ها و هشدارهای تحلیلی
- کنترل وضعیت و کنترل کیفیت پرونده‌های حسابرسی
- ثبت نکات عمده، مدیریت نکات 1050، تهیه نامه مدیریت و تدوین گزارش حسابرسی
- کاهش وابستگی به فایل‌های پراکنده و بایگانی‌های غیرمنسجم
- افزایش شفافیت، قابلیت پیگیری و نظارت مدیریتی

صفحه عمومی مؤسسه، ویترین رسمی و آنلاین مؤسسه حسابرسی است و اطلاعات اصلی آن را به‌صورت یکپارچه و حرفه‌ای در اختیار مشتریان، شرکت‌ها و مراجعان قرار می‌دهد.
در این صفحه، معرفی مؤسسه، خدمات قابل ارائه، اطلاعات ثبتی، مدیرعامل، شرکا، اعضای هیئت‌مدیره، دفاتر و راه‌های ارتباطی نمایش داده می‌شود. همچنین مسیر ورود کارکنان مؤسسه و شرکت‌های طرف قرارداد به سامانه از همین صفحه در دسترس است.
این بخش نیاز مؤسسات به داشتن یک صفحه معرفی مستقل، منظم و قابل استناد را برطرف می‌کند و باعث افزایش اعتبار، شفافیت و دسترسی سریع‌تر مشتریان به اطلاعات مؤسسه می‌شود.

ماژول مدیریت نکات عمده و تهیه گزارش حسابرسی، یکی از اصلی‌ترین و تخصصی‌ترین بخش‌های سامانه AFMS است. این ماژول، فرایند شناسایی نکات بااهمیت، تکمیل فرم ۱۰۵۰، تصمیم‌گیری درباره نحوه انعکاس هر نکته در گزارش، تهیه پیش‌نویس‌های مختلف و صدور گزارش نهایی حسابرسی را در یک مسیر یکپارچه مدیریت می‌کند.

برای شروع، از روی هر قرارداد یک پرونده اختصاصی برای نکات عمده و گزارش حسابرسی تشکیل می‌شود. این پرونده مستقیماً به قرارداد، شرکت صاحبکار، دوره مالی، اعضای تیم و امضاکنندگان گزارش متصل است؛ بنابراین نیازی نیست اطلاعات شرکت و قرارداد در بخش‌های مختلف دوباره وارد شوند. نوع گزارش، واحد ارقام صورت‌های مالی، تعداد یادداشت‌های توضیحی، تاریخ تأیید صورت‌های مالی و سایر مشخصات اصلی نیز در همین پرونده تعیین می‌شوند.

در مرحله بعد، اطلاعات صورت سود و زیان، صورت سود و زیان جامع، صورت وضعیت مالی و صورت جریان‌های نقدی برای دوره جاری و دوره‌های مقایسه‌ای وارد سامانه می‌شوند. ردیف‌های جمع و محاسباتی به‌صورت خودکار محاسبه شده و کنترل‌هایی مانند تساوی جمع دارایی‌ها با بدهی‌ها و حقوق مالکانه و تطبیق مانده وجه نقد پایان دوره با صورت وضعیت مالی انجام می‌شود.

حسابرس می‌تواند نکات عمده را مستقیماً از روی ردیف‌های صورت‌های مالی ایجاد کند. در این حالت ارتباط نکته با ردیف صورت مالی، مبالغ دوره جاری و مقایسه‌ای و اطلاعات مربوط به آن حفظ می‌شود. علاوه بر این، امکان ثبت نکات عمده به‌صورت دستی برای موضوعاتی مانند مالیات، بیمه، قانون تجارت، تأییدیه‌ها، کنترل‌های داخلی، تداوم فعالیت، رویدادهای بعد از تاریخ صورت‌های مالی، تکالیف مجمع و سایر موضوعات حسابرسی وجود دارد.

برای هر نکته می‌توان عنوان، شرح کامل، آثار مالی، سطح ریسک، وضعیت رسیدگی، تصمیم گزارشگری، نظر مدیران و نتیجه نهایی را ثبت کرد. همچنین هر نکته می‌تواند دارای یک یا چند جدول تفصیلی باشد؛ از جمله جدول مبالغ دوره‌ای، جدول موجودی، جدول فروش، جدول مقدار و مبلغ، جدول رعایت قوانین و جدول‌های سفارشی. جمع جدول‌های تفصیلی با مبلغ ثبت‌شده در صورت‌های مالی مقایسه می‌شود تا اختلاف‌ها و مغایرت‌های احتمالی مشخص شوند.

تمام نکات ثبت‌شده در فرم ۱۰۵۰ پرونده تجمیع می‌شوند. در این فرم، حسابرس می‌تواند وضعیت هر نکته، سطح اهمیت، نتیجه رسیدگی و تصمیم مربوط به درج یا عدم درج آن در گزارش را مشخص کند. سطح اهمیت نیز با استفاده از اطلاعات صورت‌های مالی محاسبه شده و پس از تأیید قابل قفل‌کردن است. از فرم ۱۰۵۰ امکان تهیه خروجی Excel نیز وجود دارد.

نکات منتخب فرم ۱۰۵۰ مستقیماً به پیش‌نویس گزارش حسابرسی منتقل می‌شوند. برای هر نکته می‌توان بخش مناسب گزارش، مانند مبانی اظهارنظر، تأکید بر مطلب خاص، سایر بندهای توضیحی، مسائل عمده حسابرسی یا بخش الزامات قانونی را تعیین کرد. منبع هر بند در گزارش حفظ می‌شود تا مشخص باشد هر بند از کدام نکته فرم ۱۰۵۰ ایجاد شده است.

یکی از کنترل‌های مهم سامانه، تشخیص تغییر نکته پس از انتقال آن به گزارش است. اگر عنوان یا شرح یک نکته در فرم ۱۰۵۰ تغییر کند، سامانه آن را شناسایی کرده و به کاربر هشدار می‌دهد. سپس متن قبلی بند گزارش و متن جدید نکته در کنار یکدیگر نمایش داده می‌شوند تا حسابرس بتواند تغییرات را مقایسه کرده و درباره اعمال متن جدید یا حفظ متن فعلی گزارش تصمیم بگیرد.

برای هر پرونده می‌توان چند پیش‌نویس مستقل از گزارش ایجاد کرد. نسخه‌های قبلی حفظ می‌شوند و پیش‌نویس جدید می‌تواند از روی نسخه قبلی ساخته شود. به این ترتیب، تغییرات گزارش، اصلاحات صاحبکار و مراحل بررسی مدیران بدون از بین رفتن سابقه نسخه‌های قبلی قابل پیگیری خواهند بود.

سامانه ساختار استاندارد گزارش را متناسب با نوع گزارش، نوع شرکت و نوع اظهارنظر ایجاد می‌کند. بخش‌های الزامی، اختیاری و مشروط گزارش از یکدیگر تفکیک شده‌اند و بخش‌هایی مانند اظهارنظر، مبانی اظهارنظر، تداوم فعالیت، مسائل عمده حسابرسی، تأکید بر مطلب خاص، سایر بندهای توضیحی، مسئولیت‌های مدیریت، مسئولیت‌های حسابرس و الزامات قانونی در جایگاه صحیح قرار می‌گیرند.

بندهای اختصاصی گزارش را می‌توان ویرایش، فعال یا غیرفعال و در داخل هر بخش به بالا یا پایین منتقل کرد. در بخش مبانی اظهارنظر نیز نوع اثر هر بند، تعداد موارد و ارتباط آن با اظهارنظر تعیین می‌شود. سامانه براساس نوع اظهارنظر، طبقه‌بندی بندها و شماره واقعی آن‌ها، متن استاندارد اظهارنظر را تنظیم می‌کند و از ایجاد ترکیب‌های ناسازگار یا ناقص جلوگیری می‌کند.

ساختار بخش‌هایی مانند تأکید بر مطلب خاص و سایر بندهای توضیحی نیز توسط سامانه مدیریت می‌شود. عنوان هر موضوع، متن بند و عبارات استاندارد مرتبط در جایگاه مناسب نمایش داده می‌شوند و از تکرار ناخواسته متن‌های استاندارد جلوگیری خواهد شد.

پس از تکمیل گزارش، پیش‌نمایش نهایی با ترتیب واقعی بخش‌ها و بندها در سامانه نمایش داده می‌شود. اطلاعات شرکت، دوره مالی، مخاطب گزارش، تاریخ گزارش، امضاکنندگان و مشخصات مؤسسه به‌صورت خودکار از پرونده و قرارداد فراخوانی می‌شوند. در نهایت گزارش با ساختار راست‌به‌چپ، شماره‌گذاری صحیح بندها، بخش امضاها و قالب استاندارد، به‌صورت فایل Word قابل دریافت است.

این فرایند یکپارچه باعث می‌شود اطلاعات فرم ۱۰۵۰ و گزارش حسابرسی از یکدیگر جدا نباشند، تغییرات بدون کنترل وارد گزارش نشوند، نسخه‌های مختلف گزارش قابل پیگیری باشند و مسیر تهیه گزارش از صورت‌های مالی تا خروجی نهایی، شفاف و مستند باقی بماند.

فرایند مدیریت نکات عمده و تهیه گزارش حسابرسی در سامانه AFMS از قرارداد شروع می‌شود. برای هر قرارداد حسابرسی، یک پرونده اختصاصی تشکیل می‌شود که تمام اطلاعات مربوط به صورت‌های مالی، فرم ۱۰۵۰، نکات عمده، پیش‌نویس‌های گزارش و نسخه نهایی گزارش را به‌صورت یکپارچه در خود نگهداری می‌کند.

پرونده ایجادشده مستقیماً به قرارداد و شرکت صاحبکار متصل است؛ بنابراین اطلاعاتی مانند نام شرکت، نوع شخصیت حقوقی، دوره مالی، موضوع قرارداد، اعضای تیم حسابرسی و امضاکنندگان گزارش نیازی به ثبت مجدد ندارند و از اطلاعات موجود در سامانه فراخوانی می‌شوند. این اتصال از ورود اطلاعات تکراری جلوگیری کرده و احتمال مغایرت میان قرارداد، پرونده حسابرسی و گزارش نهایی را کاهش می‌دهد.

در زمان ایجاد پرونده، حسابرس می‌تواند نوع گزارش را مشخص کند. سامانه از گزارش حسابرس مستقل، گزارش حسابرس مستقل و بازرس قانونی و ساختار بررسی اجمالی پشتیبانی می‌کند. همچنین واحد ارقام صورت‌های مالی، تعداد یادداشت‌های توضیحی، تاریخ تأیید صورت‌های مالی توسط مدیریت و سایر اطلاعات پایه پرونده در همین مرحله ثبت می‌شوند.

برای هر قرارداد تنها یک پرونده اصلی نکات عمده تشکیل می‌شود؛ اما داخل همین پرونده می‌توان چند نسخه و پیش‌نویس مختلف از گزارش حسابرسی ایجاد کرد. به این ترتیب تمام مراحل کار، از ورود صورت‌های مالی و استخراج نکات تا اصلاح پیش‌نویس و تهیه گزارش نهایی، در یک مسیر منظم و قابل پیگیری باقی می‌مانند.

دسترسی به پرونده نیز براساس نقش کاربران و ارتباط آن‌ها با قرارداد کنترل می‌شود. اعضای تیم حسابرسی، مدیران مسئول، مدیر فنی، مدیرعامل و امضاکنندگان گزارش متناسب با سطح دسترسی خود می‌توانند پرونده را مشاهده، تکمیل یا بررسی کنند. در نتیجه اطلاعات حساس هر قرارداد در اختیار کاربران نامرتبط قرار نمی‌گیرد.

پس از تشکیل پرونده، مراحل اصلی شامل ورود صورت‌های مالی، استخراج نکات عمده از روی ردیف‌های صورت‌های مالی، ثبت نکات دستی، تکمیل جداول تفصیلی، تشکیل فرم ۱۰۵۰، انتقال نکات منتخب به گزارش و تهیه خروجی نهایی Word خواهد بود.

پس از ایجاد پرونده، نخستین مرحله تخصصی، ورود اطلاعات صورت‌های مالی شرکت است. در سامانه AFMS اطلاعات به‌صورت ساختاریافته و براساس استانداردهای گزارشگری مالی ثبت می‌شوند تا تمام محاسبات، کنترل‌ها و مراحل بعدی گزارش حسابرسی بر پایه داده‌های معتبر انجام شوند.

سامانه امکان ورود اطلاعات صورت وضعیت مالی، صورت سود و زیان، صورت سود و زیان جامع و صورت جریان‌های نقدی را فراهم می‌کند. اطلاعات هر صورت مالی برای دوره جاری و دوره‌های مقایسه‌ای ثبت شده و واحد ارقام نیز می‌تواند بر اساس ریال، هزار ریال، میلیون ریال یا میلیارد ریال تعیین شود.

برخلاف ورود اطلاعات در فایل‌های Excel، هر ردیف در سامانه دارای ساختار مشخصی است. ردیف‌های جمع، زیرجمع و ردیف‌های محاسباتی به‌صورت خودکار محاسبه می‌شوند و تنها ردیف‌های قابل ورود توسط کاربر ویرایش خواهند شد. این ساختار احتمال بروز خطا در محاسبات را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهد.

تمام اطلاعات ثبت‌شده در این مرحله، مبنای استخراج نکات عمده، محاسبه سطح اهمیت، تهیه فرم ۱۰۵۰، تحلیل صورت‌های مالی و در نهایت تولید گزارش حسابرسی خواهند بود.

ورود اطلاعات پایان کار نیست؛ سامانه AFMS هم‌زمان با ثبت اطلاعات، مجموعه‌ای از کنترل‌های سیستمی را اجرا می‌کند تا قبل از ورود به مرحله استخراج نکات عمده، از صحت و سازگاری اطلاعات صورت‌های مالی اطمینان حاصل شود.

در صورت وجود مغایرت، سیستم هشدارهای لازم را نمایش می‌دهد و حسابرس می‌تواند قبل از ادامه فرایند، علت اختلاف را بررسی و اصلاح کند. این کنترل‌ها باعث می‌شوند بسیاری از خطاهایی که معمولاً در زمان تهیه گزارش یا بازبینی پرونده مشخص می‌شوند، در همان ابتدای کار شناسایی شوند.

از جمله کنترل‌های انجام‌شده در سامانه می‌توان به کنترل تساوی جمع دارایی‌ها با جمع بدهی‌ها و حقوق مالکانه، تطبیق مانده وجه نقد پایان دوره با صورت جریان‌های نقدی، کنترل ردیف‌های محاسباتی، جلوگیری از ویرایش ردیف‌های محاسبه‌شده توسط سیستم و بررسی ارتباط بین صورت‌های مالی اشاره کرد.

به این ترتیب، اطلاعاتی که مبنای تشکیل فرم ۱۰۵۰ و گزارش حسابرسی قرار می‌گیرند، پیش از ورود به مراحل بعدی از نظر ساختاری و منطقی بررسی شده‌اند و احتمال بروز مغایرت در ادامه فرایند به حداقل می‌رسد.

پس از تکمیل و اعتبارسنجی اطلاعات صورت‌های مالی، سامانه AFMS حسابرس را مستقیماً وارد مرحله استخراج و مدیریت نکات عمده می‌کند. در این بخش، هر ردیف از صورت‌های مالی می‌تواند به یک نکته حسابرسی تبدیل شود؛ بدون اینکه ارتباط آن با صورت مالی از بین برود.

در صفحه مرور صورت‌های مالی، تمام ردیف‌ها به همراه مبالغ دوره جاری، دوره قبل و دوره مقایسه‌ای نمایش داده می‌شوند و حسابرس تنها با یک کلیک می‌تواند برای هر ردیف، نکته عمده جدید ایجاد کند یا در صورت ثبت قبلی، همان نکته را مشاهده و ویرایش نماید. به این ترتیب دیگر نیازی به جستجو میان فایل‌های مختلف یا ثبت مجدد اطلاعات وجود ندارد.

هر نکته ایجادشده به همان ردیف صورت مالی متصل باقی می‌ماند. بنابراین عنوان حساب، مبالغ ثبت‌شده، دوره مالی، نوع صورت مالی و ارتباط آن با سایر اطلاعات پرونده حفظ می‌شود و در تمام مراحل بعدی، از فرم ۱۰۵۰ تا گزارش نهایی حسابرسی، قابل ردیابی خواهد بود.

یکی از مهم‌ترین مزیت‌های این ساختار، جلوگیری از فراموش شدن اقلام بااهمیت است. حسابرس هنگام مرور صورت‌های مالی به‌صورت هم‌زمان وضعیت تمام ردیف‌ها را مشاهده می‌کند و به‌راحتی تشخیص می‌دهد کدام اقلام نیازمند رسیدگی بیشتر یا ثبت نکته عمده هستند.

از آنجا که نکات مستقیماً از روی صورت‌های مالی ایجاد می‌شوند، ارتباط میان اطلاعات مالی و مستندات حسابرسی همواره حفظ می‌شود و در صورت تغییر ارقام یا اصلاح صورت‌های مالی، آثار آن در ادامه فرایند حسابرسی نیز قابل پیگیری خواهد بود.

پس از ایجاد نکته عمده از روی ردیف صورت مالی یا ثبت آن به‌صورت دستی، حسابرس وارد صفحه اختصاصی همان نکته می‌شود. در این صفحه تمام اطلاعات مربوط به موضوع حسابرسی، وضعیت رسیدگی، آثار مالی، سطح اهمیت، تصمیم گزارشگری و مستندات مرتبط در یک محل ثبت و مدیریت می‌شوند.

برای هر نکته می‌توان عنوان، خلاصه، شرح کامل، نتیجه رسیدگی، سطح ریسک، وضعیت نکته، نحوه انعکاس در گزارش حسابرسی، توضیحات مدیران و تصمیم نهایی را ثبت کرد. این اطلاعات در ادامه فرایند، مبنای تشکیل فرم ۱۰۵۰ و انتقال نکته به پیش‌نویس گزارش خواهند بود.

یکی از مهم‌ترین امکانات این بخش، جدول ریز اقلام است. حسابرس می‌تواند برای هر نکته، اطلاعات تفصیلی مربوط به مبلغ ثبت‌شده در صورت‌های مالی را وارد کند تا مشخص شود رقم نهایی از چه اقلامی تشکیل شده است. این قابلیت باعث می‌شود نکته حسابرسی فقط یک متن کلی نباشد و جزئیات عددی و مستندات آن نیز در همان پرونده نگهداری شوند.

سامانه برای موضوعات مختلف، ساختارهای متفاوتی از جدول را در اختیار کاربر قرار می‌دهد. از جمله این ساختارها می‌توان به جدول مبالغ دوره‌ای، جدول مقدار و مبلغ، جدول موجودی، جدول فروش، جدول رعایت قوانین و مقررات، جدول توضیحی و جدول سفارشی اشاره کرد.

در جدول مبالغ دوره‌ای، اطلاعات دوره جاری، دوره قبل و دوره مقایسه‌ای در کنار یکدیگر ثبت می‌شوند. در جدول مقدار و مبلغ، تعداد، نرخ و مبلغ هر ردیف قابل ثبت است. جدول موجودی برای درج اطلاعاتی مانند نوع کالا، مقدار، نرخ و ارزش موجودی کاربرد دارد و جدول فروش نیز برای ثبت جزئیات کالا یا خدمت، مقدار فروش، نرخ و مبلغ استفاده می‌شود.

در جدول رعایت قوانین و مقررات می‌توان وضعیت انجام تکالیف قانونی، نتیجه بررسی، توضیحات حسابرس و مدارک مرتبط را ثبت کرد. جدول توضیحی برای موضوعاتی استفاده می‌شود که ماهیت عددی مشخصی ندارند و جدول سفارشی نیز امکان تعریف ساختار متناسب با نیاز هر نکته را فراهم می‌کند.

هر نکته می‌تواند دارای یک یا چند جدول مستقل باشد. حسابرس می‌تواند ردیف‌های جدید اضافه کند، ردیف‌های قابل‌ویرایش را اصلاح یا حذف نماید و برای ستون‌های عددی، مبلغی یا درصدی جمع نهایی داشته باشد. نوع ستون‌ها نیز می‌تواند شامل متن، عدد، مبلغ، درصد، تاریخ و گزینه بله یا خیر باشد.

در نکاتی که از روی صورت‌های مالی ایجاد شده‌اند، سامانه جمع جدول ریز اقلام را با مبلغ ثبت‌شده در صورت مالی مقایسه می‌کند. این کنترل برای دوره جاری، دوره قبل و دوره مقایسه‌ای انجام می‌شود و در صورت وجود اختلاف، مغایرت به کاربر نمایش داده خواهد شد.

این ساختار باعث می‌شود اطلاعات تفصیلی هر نکته، مبالغ صورت مالی، نتیجه رسیدگی و تصمیم گزارشگری در یک مسیر واحد باقی بمانند و در مراحل بعدی، حسابرس برای تکمیل فرم ۱۰۵۰ یا تهیه گزارش نهایی مجبور به مراجعه به فایل‌های پراکنده نباشد.

فرم ۱۰۵۰ در سامانه AFMS مرکز تجمیع، بررسی و تصمیم‌گیری درباره تمام نکات عمده حسابرسی هر پرونده است. نکاتی که از روی صورت‌های مالی استخراج شده‌اند و نکاتی که به‌صورت دستی برای موضوعاتی مانند قانون تجارت، مالیات، بیمه، کنترل‌های داخلی، تأییدیه‌ها، تکالیف مجمع یا سایر موارد ثبت شده‌اند، در این فرم به‌صورت یکپارچه نمایش داده می‌شوند.

برای هر نکته، منبع ایجاد، عنوان، خلاصه، شرح، اثر مالی احتمالی، سطح اهمیت یا ریسک، وضعیت رسیدگی، نظر مدیران و تصمیم گزارش‌دهی قابل مشاهده و مدیریت است. به این ترتیب فرم ۱۰۵۰ فقط یک فهرست ساده از نکات نیست، بلکه تصویر کاملی از وضعیت رسیدگی و سرنوشت هر موضوع حسابرسی را در اختیار تیم پروژه و مدیران قرار می‌دهد.

سطح اهمیت پرونده با استفاده از اطلاعات واقعی صورت‌های مالی محاسبه می‌شود. سامانه جمع دارایی‌ها و درآمدهای عملیاتی را از صورت‌های مالی فراخوانی کرده، مبالغ را براساس واحد ثبت‌شده به ریال تبدیل می‌کند و با استفاده از روش پلکانی، سطح اهمیت نهایی را محاسبه و ذخیره می‌نماید. جزئیات مبنای محاسبه، طبقات، نرخ‌های اعمال‌شده و مبلغ اهمیت هر طبقه نیز قابل مشاهده است.

در صورت اصلاح صورت‌های مالی، سطح اهمیت را می‌توان مجدداً محاسبه کرد. پس از تأیید نهایی نیز امکان قفل‌کردن سطح اهمیت وجود دارد تا تغییرات بعدی صورت‌های مالی باعث تغییر ناخواسته مبلغ تأییدشده نشوند. سامانه زمان قفل و کاربری را که این اقدام را انجام داده نیز ثبت می‌کند تا سابقه تصمیم قابل پیگیری باشد.

برای هر نکته می‌توان سطح ریسک را در یکی از سطوح کم، متوسط، زیاد یا بسیار مهم تعیین کرد. وضعیت نکته نیز می‌تواند به‌صورت پیش‌نویس، باز، در حال بررسی، اعلام‌شده به صاحبکار، رفع‌شده، کم‌اهمیت یا مختومه ثبت شود. این طبقه‌بندی‌ها به مدیران کمک می‌کنند تا نکات باز و حساس را سریع‌تر شناسایی کرده و وضعیت پیشرفت رسیدگی را کنترل کنند.

سامانه برای هر نکته دو محل مستقل برای ثبت نظر مدیر اول و مدیر دوم در نظر گرفته است. در نتیجه، مدیران می‌توانند بدون تغییر متن اصلی تهیه‌کننده، ملاحظات، اصلاحات پیشنهادی و تصمیم خود را ثبت کنند. این قابلیت باعث می‌شود فرایند تهیه، سرپرستی و بازبینی نکات عمده مستند باشد و مشخص بماند هر تصمیم در چه مرحله‌ای و توسط چه سطحی از مدیریت گرفته شده است.

برای هر نکته، تصمیم گزارش‌دهی به‌صورت مستقل تعیین می‌شود. حسابرس یا مدیر می‌تواند مشخص کند که نکته فقط در فرم ۱۰۵۰ باقی بماند، در هیچ گزارشی درج نشود، به گزارش حسابرس مستقل و بازرس قانونی منتقل شود، در نامه مدیریت درج شود یا هم‌زمان در گزارش حسابرسی و نامه مدیریت مورد استفاده قرار گیرد.

در صورت انتخاب انتقال به گزارش حسابرسی، بخش پیشنهادی گزارش نیز مشخص می‌شود. این بخش می‌تواند شامل مبانی اظهارنظر مشروط، مبانی اظهارنظر مردود، مبانی عدم اظهارنظر، تأکید بر مطلب خاص، سایر بندهای توضیحی، بندهای بازرس قانونی، سایر الزامات قانونی و مقرراتی یا سایر بخش‌های گزارش باشد.

برای نکات قابل درج در نامه مدیریت نیز می‌توان بخش مرتبط نامه مدیریت را ثبت کرد. بنابراین یک نکته ممکن است در گزارش حسابرسی منعکس نشود، اما به‌دلیل ضعف کنترل داخلی، نقص اجرایی یا موضوع مدیریتی، برای درج در نامه مدیریت انتخاب شود. همچنین امکان انتخاب هم‌زمان گزارش حسابرسی و نامه مدیریت وجود دارد.

فرم ۱۰۵۰ وضعیت انتقال هر نکته به پیش‌نویس‌های گزارش را نیز نمایش می‌دهد. کاربر می‌تواند تشخیص دهد که یک نکته هنوز درباره گزارش آن تصمیم‌گیری نشده، در گزارش درج شده، از گزارش حذف شده یا به بخشی منتقل شده که در پیش‌نویس فعلی غیرفعال است. اطلاعات پیش‌نویس و محل استفاده نکته نیز برای پیگیری بهتر قابل مشاهده است.

شرح کامل نکته، توضیحات رفع، نتیجه رسیدگی و جداول ریز اقلام از داخل همین فرایند قابل دسترسی هستند. بنابراین مدیر هنگام بررسی فرم ۱۰۵۰ فقط یک خلاصه کوتاه نمی‌بیند و در صورت نیاز می‌تواند مستندات، مبالغ، ریز اقلام و سوابق تصمیم‌گیری هر نکته را نیز بررسی کند.

از فرم ۱۰۵۰ امکان تهیه خروجی Excel وجود دارد. این خروجی شامل اطلاعات پرونده، محاسبات سطح اهمیت، فهرست نکات، سطح ریسک، وضعیت رسیدگی، نظر مدیر اول، نظر مدیر دوم، تصمیم گزارش‌دهی، وضعیت استفاده در گزارش حسابرسی، وضعیت استفاده در نامه مدیریت و سایر اطلاعات مرتبط است.

به این ترتیب، فرم ۱۰۵۰ در AFMS نقش یک نقطه کنترل مرکزی را ایفا می‌کند؛ از یک طرف تمام نکات و نتایج رسیدگی را در اختیار مدیران قرار می‌دهد و از طرف دیگر مسیر هر نکته را تا گزارش حسابرسی، نامه مدیریت یا بایگانی نهایی آن مشخص و مستند نگه می‌دارد.

پس از تکمیل فرم ۱۰۵۰ و تعیین نحوه انعکاس هر نکته، سامانه AFMS نکات منتخب را مستقیماً وارد فرایند تهیه پیش‌نویس گزارش حسابرس مستقل و بازرس قانونی می‌کند. در این مرحله دیگر نیازی به انتقال دستی مطالب از فرم ۱۰۵۰ به فایل Word، تایپ دوباره شرح نکات یا جست‌وجوی اطلاعات در میان فایل‌های مختلف نیست؛ زیرا هر نکته همراه با اطلاعات، نتایج رسیدگی و تصمیم گزارش‌دهی ثبت‌شده برای آن، در اختیار بخش تدوین گزارش قرار می‌گیرد.

مدیر پرونده می‌تواند مشخص کند هر نکته در کدام بخش گزارش منعکس شود. موضوعات قابل انتقال به بخش‌هایی مانند مبانی اظهارنظر، تأکید بر مطلب خاص، سایر مطالب، گزارش بازرس قانونی و سایر الزامات قانونی و مقرراتی هستند. به این ترتیب، مسیر هر نکته از زمان ثبت در پرونده تا محل انعکاس آن در پیش‌نویس گزارش مشخص و قابل پیگیری باقی می‌ماند.

نکات منتقل‌شده از فرم ۱۰۵۰ به بندهای مستقل گزارش تبدیل می‌شوند و ارتباط آن‌ها با نکته اصلی حفظ می‌شود. این ارتباط اهمیت زیادی دارد؛ زیرا در زمان بازبینی گزارش، مدیر می‌تواند تشخیص دهد هر بند از کدام نکته عمده ایجاد شده، چه تصمیمی برای آن گرفته شده و در چه بخشی از گزارش قرار گرفته است. در نتیجه، گزارش نهایی از مستندات پرونده جدا نیست و هر بند آن منشأ مشخصی دارد.

برای موضوعاتی که باید در بخش مبانی اظهارنظر قرار گیرند، امکان طبقه‌بندی اثر هر نکته نیز وجود دارد. مدیر می‌تواند تعیین کند موضوع دارای اثر بالفعل بر صورت‌های مالی است یا به دلیل نبود شواهد کافی، دارای اثر احتمالی محسوب می‌شود. این طبقه‌بندی در تنظیم متن مبانی اظهارنظر و هماهنگ‌کردن آن با نوع اظهارنظر انتخاب‌شده مورد استفاده قرار می‌گیرد.

AFMS نوع اظهارنظر را به‌جای حسابرس تعیین نمی‌کند. تصمیم درباره اظهارنظر مقبول، مشروط، مردود یا عدم اظهارنظر همچنان بر عهده مدیران و مسئولان حرفه‌ای پرونده است. سامانه پس از ثبت این تصمیم، متن بخش اظهارنظر و ارجاعات مربوط به مبانی را بر اساس اطلاعات واقعی پیش‌نویس تنظیم می‌کند. بنابراین، قضاوت حرفه‌ای حسابرس حفظ می‌شود و در عین حال احتمال اشتباه در تنظیم متن، شمارش بندها و ارجاع به مبانی کاهش می‌یابد.

پیش‌نویس گزارش از مجموعه‌ای از بخش‌ها و بندهای مستقل تشکیل می‌شود. بخش‌های استاندارد گزارش در سامانه از قبل تعریف شده‌اند و بسته به نوع گزارش و شرایط پرونده می‌توان بخش‌های موردنیاز را فعال یا غیرفعال کرد. بندهای استاندارد، بندهای ایجادشده از نکات فرم ۱۰۵۰ و بندهای دستی نیز در کنار یکدیگر قرار می‌گیرند تا گزارش هر پرونده متناسب با شرایط واقعی همان صاحبکار تدوین شود.

متن هر بند قابل ویرایش است و مدیر می‌تواند ترتیب بندها را تغییر دهد، بندی را موقتاً غیرفعال کند یا بند اختصاصی جدیدی به گزارش اضافه نماید. بندهای غیرفعال در پرونده باقی می‌مانند، اما در پیش‌نمایش و خروجی نهایی گزارش نمایش داده نمی‌شوند. این قابلیت برای موضوعاتی که هنوز درباره درج نهایی آن‌ها تصمیم قطعی گرفته نشده است، کاربرد زیادی دارد.

شماره‌گذاری بندها بر اساس ترتیب نهایی بخش‌ها و بندهای فعال انجام می‌شود. در نتیجه، اگر بندی جابه‌جا، اضافه یا غیرفعال شود، ترتیب گزارش و ارجاعات وابسته به آن بر اساس ساختار جدید تنظیم می‌شوند و نیازی به اصلاح دستی شماره بندها در بخش‌های مختلف گزارش نخواهد بود.

یکی از مهم‌ترین کنترل‌های سامانه، شناسایی تغییرات نکات پس از انتقال به پیش‌نویس است. اگر متن نکته، نتیجه رسیدگی، مبلغ یا سایر اطلاعات آن در فرم ۱۰۵۰ اصلاح شود، AFMS می‌تواند مشخص کند که بند موجود در پیش‌نویس با آخرین وضعیت نکته اصلی هماهنگ نیست. کاربر سپس می‌تواند متن بند را با نسخه جدید نکته همگام کند یا با تصمیم آگاهانه، متن فعلی گزارش را حفظ نماید.

برای هر قرارداد امکان ایجاد چند پیش‌نویس گزارش وجود دارد. بنابراین، نسخه‌های مختلف گزارش در مراحل تهیه، بازبینی مدیران، مذاکره با صاحبکار و اصلاح نهایی از یکدیگر تفکیک می‌شوند و نیازی به حذف یا بازنویسی نسخه‌های قبلی نیست. هر پیش‌نویس به‌صورت مستقل نگهداری می‌شود و اصلاح نسخه جدید باعث تغییر محتوای نسخه‌های پیشین نخواهد شد.

هنگام ایجاد نسخه جدید، می‌توان آن را بر مبنای پیش‌نویس قبلی تهیه کرد تا ساختار گزارش، بخش‌ها، بندها و تصمیم‌های انجام‌شده دوباره از ابتدا ثبت نشوند. نسخه جدید پس از ایجاد، به‌صورت مستقل قابل ویرایش است و سابقه نسخه قبلی نیز در پرونده باقی می‌ماند. این قابلیت جایگزین نگهداری فایل‌هایی با نام‌هایی مانند «نسخه اول»، «نسخه اصلاح‌شده»، «نسخه نهایی» و «نسخه نهایی جدید» در پوشه‌های پراکنده می‌شود.

برای هر پیش‌نویس، اطلاعاتی مانند عنوان، شماره نسخه، تاریخ گزارش، مخاطب، امضاکنندگان و توضیحات داخلی قابل ثبت است. همچنین می‌توان خلاصه‌ای از اصلاحات انجام‌شده نسبت به نسخه قبل را نگهداری کرد تا مدیران در زمان بازبینی سریع‌تر متوجه تغییرات اصلی هر نسخه شوند.

پیش از صدور گزارش، سامانه یک پیش‌نمایش کامل از ساختار نهایی ارائه می‌دهد. در این پیش‌نمایش، عنوان گزارش، مخاطب، نام صاحبکار، بخش‌های فعال، بندهای شماره‌گذاری‌شده، تاریخ گزارش، نام مؤسسه و مشخصات امضاکنندگان قابل مشاهده است. کاربر می‌تواند پیش از دریافت خروجی، ترتیب واقعی گزارش و کامل‌بودن اطلاعات آن را کنترل کند.

AFMS همچنین پیش از صدور گزارش، برخی نواقص قابل تشخیص را به کاربر اعلام می‌کند؛ برای نمونه، ثبت‌نشدن مخاطب یا تاریخ گزارش، تعیین‌نشدن امضاکنندگان، ناقص‌بودن اطلاعات آنان یا فعال‌بودن بخشی که هیچ بند فعالی ندارد. این هشدارها جایگزین بازبینی حرفه‌ای مدیر نیستند، اما کمک می‌کنند خطاهای شکلی و اطلاعات ناقص پیش از تهیه نسخه نهایی شناسایی شوند.

پس از تکمیل بازبینی، پیش‌نویس در قالب فایل Word قابل دریافت است. خروجی Word شامل بخش‌ها و بندهای فعال، شماره‌گذاری نهایی، اطلاعات صاحبکار، مخاطب، تاریخ گزارش، نام مؤسسه و محل امضاکنندگان است. فایل ایجادشده همچنان قابل ویرایش خواهد بود تا مؤسسه در صورت نیاز، آخرین اصلاحات نگارشی یا صفحه‌آرایی اختصاصی خود را پیش از صدور رسمی انجام دهد.

به این ترتیب، نقطه پایانی فرایندی که با ورود صورت‌های مالی و استخراج نکات عمده آغاز شده بود، به‌صورت مستقیم به پیش‌نویس گزارش حسابرسی متصل می‌شود. نکته‌ای که در صورت‌های مالی یا رسیدگی شناسایی شده، در فرم ۱۰۵۰ بررسی شده و درباره نحوه انعکاس آن تصمیم گرفته شده است، بدون قطع‌شدن زنجیره اطلاعات به بند مناسب گزارش تبدیل می‌شود. نتیجه، کاهش ورود مجدد اطلاعات، جلوگیری از مغایرت میان فرم ۱۰۵۰ و گزارش، حفظ سابقه نسخه‌ها و ایجاد یک مسیر مستند و قابل کنترل از نکته حسابرسی تا گزارش نهایی است.

ماژول تجزیه و تحلیل صورت‌های مالی در سامانه AFMS با هدف تبدیل اطلاعات خام صورت‌های مالی به مجموعه‌ای منظم از شاخص‌ها، مقایسه‌ها، نمودارها، هشدارهای تحلیلی و شواهد قابل بررسی طراحی شده است. در بسیاری از مؤسسات حسابرسی، تحلیل صورت‌های مالی همچنان با انتقال دستی ارقام به فایل‌های اکسل، ساخت فرمول‌های جداگانه برای هر صاحبکار و تهیه جداول و نمودارهای پراکنده انجام می‌شود. این روش علاوه بر صرف زمان زیاد، احتمال اشتباه در انتقال ارقام، استفاده از نسخه نادرست صورت‌های مالی، تغییر ناخواسته فرمول‌ها و از بین رفتن سابقه تحلیل‌های قبلی را افزایش می‌دهد. AFMS این فرایند را به بخشی یکپارچه از پرونده قرارداد تبدیل می‌کند تا تحلیل مالی مستقیماً بر مبنای اطلاعات ثبت‌شده در سامانه انجام شود.

پس از ثبت صورت‌های مالی یک قرارداد، همان اطلاعات می‌تواند بدون ورود مجدد ارقام در اختیار ماژول تحلیل قرار گیرد. صورت وضعیت مالی، صورت سود و زیان، صورت سود و زیان جامع و صورت جریان‌های نقدی، منابع اصلی تحلیل هستند و سامانه اقلام دارای مبلغ را برای دوره جاری و دوره مقایسه‌ای شناسایی می‌کند. به این ترتیب، اطلاعاتی که پیش‌تر در پرونده گزارشگری ثبت و کنترل شده‌اند، دوباره در یک فایل یا فرم جداگانه وارد نمی‌شوند و ارتباط میان صورت‌های مالی، تحلیل‌ها و پرونده حسابرسی حفظ می‌شود.

کاربر ابتدا شرکت یا قرارداد موردنظر را از میان قراردادهای قابل تحلیل انتخاب می‌کند. در صفحه هر قرارداد، آخرین اجرای تحلیل، تعداد شاخص‌های محاسبه‌شده، تعداد هشدارها و وضعیت هماهنگی تحلیل با آخرین اطلاعات صورت‌های مالی قابل مشاهده است. چنانچه تحلیل قبلی وجود داشته باشد، کاربر می‌تواند نتیجه آن را مشاهده کند یا اجرای جدیدی انجام دهد. در نتیجه، تحلیل صورت‌های مالی به یک گزارش موقت و بدون سابقه محدود نمی‌شود و هر بار اجرای آن به‌عنوان یک نسخه مستقل در پرونده باقی می‌ماند.

در زمان اجرای تحلیل، سامانه تصویری ثابت از اطلاعات صورت‌های مالی همان لحظه تهیه می‌کند. این تصویر که به‌عنوان مبنای محاسبات آن اجرا نگهداری می‌شود، باعث می‌شود نتایج هر تحلیل دقیقاً به نسخه مشخصی از اطلاعات مالی متصل باشند. اگر ارقام صورت‌های مالی بعداً اصلاح شوند، نتیجه اجرای قبلی تغییر نمی‌کند و همچنان نشان‌دهنده تحلیل انجام‌شده بر مبنای اطلاعات زمان اجرای آن خواهد بود. کاربر نیز می‌تواند تحلیل جدیدی اجرا کند تا نتایج به‌روز بر اساس آخرین ارقام ایجاد شوند.

AFMS با مقایسه اطلاعات فعلی صورت‌های مالی با اطلاعات مبنای هر اجرا، تغییرات بعدی را تشخیص می‌دهد. اگر پس از اجرای تحلیل، مبلغ یک قلم اصلاح، اضافه یا حذف شود، سامانه مشخص می‌کند که نتیجه قبلی دیگر با آخرین نسخه صورت‌های مالی هماهنگ نیست. این کنترل از استفاده ناخواسته از تحلیل قدیمی جلوگیری می‌کند و به مدیر پرونده نشان می‌دهد که پیش از اتکا به نتایج، اجرای جدیدی لازم است. در محیط‌هایی که صورت‌های مالی در طول رسیدگی چندین بار اصلاح می‌شوند، این قابلیت نقش مهمی در کنترل نسخه‌ها و جلوگیری از مغایرت میان گزارش تحلیلی و آخرین صورت‌های مالی دارد.

یکی از بخش‌های اصلی این ماژول، تحلیل افقی صورت‌های مالی است. در تحلیل افقی، مبلغ دوره جاری هر قلم با مبلغ دوره قبل مقایسه می‌شود و تغییر مطلق، درصد تغییر و جهت حرکت آن محاسبه می‌گردد. افزایش یا کاهش درآمد، بهای تمام‌شده، موجودی‌ها، مطالبات، بدهی‌ها، هزینه‌های مالی، سود عملیاتی، سود خالص و جریان‌های نقدی از این طریق به‌صورت ساختاریافته قابل مشاهده است. این مقایسه کمک می‌کند اقلامی که نسبت به دوره قبل تغییر غیرعادی یا بااهمیت داشته‌اند سریع‌تر شناسایی شوند و برای رسیدگی بیشتر در برنامه حسابرسی مورد توجه قرار گیرند.

سامانه علاوه بر نمایش نتیجه نهایی، مبنای محاسبه و مقادیر استفاده‌شده را نیز نگهداری می‌کند. بنابراین کاربر می‌تواند مبلغ دوره جاری، مبلغ دوره قبل، میزان تغییر و درصد محاسبه‌شده را در کنار یکدیگر مشاهده کند. اگر اطلاعات دوره قبل موجود نباشد یا محاسبه درصد تغییر به دلیل صفر بودن مبلغ مبنا امکان‌پذیر نباشد، سامانه به‌جای ارائه نتیجه گمراه‌کننده، محدودیت محاسبه را اعلام می‌کند. این رویکرد باعث می‌شود خروجی تحلیل صرفاً ظاهری نباشد و مسیر محاسبات برای بازبینی مدیران و کنترل کیفیت قابل ردیابی باقی بماند.

تحلیل عمودی یا هم‌مقیاس نیز ساختار صورت‌های مالی را بررسی می‌کند. در این تحلیل، سهم هر قلم از یک مبلغ مبنا محاسبه می‌شود؛ برای نمونه، اقلام صورت سود و زیان نسبت به درآمد عملیاتی، اقلام دارایی نسبت به جمع دارایی‌ها و اجزای تأمین مالی نسبت به مجموع منابع مالی سنجیده می‌شوند. نتیجه این تحلیل نشان می‌دهد ترکیب دارایی‌ها، بدهی‌ها، حقوق مالکانه، درآمدها و هزینه‌ها در طول زمان چگونه تغییر کرده است و کدام بخش از ساختار مالی شرکت سهم بیشتری پیدا کرده یا کاهش یافته است.

مقایسه عمودی میان دو دوره می‌تواند تغییراتی را آشکار کند که صرفاً با مشاهده مبالغ ریالی به‌راحتی دیده نمی‌شوند. ممکن است مبلغ موجودی کالا افزایش یافته باشد، اما اهمیت اصلی زمانی مشخص شود که سهم آن از کل دارایی‌ها نیز به‌طور چشمگیری افزایش پیدا کرده باشد. همچنین ممکن است مبلغ بدهی‌ها همراه با رشد شرکت افزایش یافته باشد، اما نسبت آن به ساختار تأمین مالی ثابت مانده یا کاهش یافته باشد. تحلیل هم‌مقیاس کمک می‌کند اندازه شرکت از تحلیل جدا شود و ترکیب واقعی صورت‌های مالی مورد بررسی قرار گیرد.

بخش دیگری از ماژول به محاسبه نسبت‌ها و شاخص‌های مالی اختصاص دارد. نسبت‌های نقدینگی، ساختار سرمایه و اهرمی، سودآوری، فعالیت و کارایی و شاخص‌های جریان نقد در گروه‌های جداگانه محاسبه و نمایش داده می‌شوند. برای هر شاخص، مقدار دوره جاری، مقدار دوره قبل، میزان تغییر، جهت روند، فرمول، صورت و مخرج محاسبه و توضیح نتیجه قابل نگهداری است. بنابراین کاربر فقط با یک عدد روبه‌رو نیست و می‌تواند اجزای تشکیل‌دهنده نسبت و علت تغییر آن را نیز بررسی کند.

نسبت‌های نقدینگی برای ارزیابی توان واحد تجاری در ایفای تعهدات کوتاه‌مدت مورد استفاده قرار می‌گیرند. نسبت جاری، نسبت آنی و نسبت نقد از جمله شاخص‌هایی هستند که می‌توانند تغییر وضعیت نقدینگی شرکت را نسبت به دوره قبل نشان دهند. کاهش هم‌زمان چند شاخص نقدینگی، افزایش بدهی‌های جاری یا وابستگی بیشتر به وصول مطالبات و فروش موجودی‌ها می‌تواند نشانه‌ای برای بررسی دقیق‌تر جریان نقد، سررسید بدهی‌ها و توان پرداخت شرکت باشد.

نسبت‌های اهرمی و ساختار سرمایه میزان اتکای شرکت به بدهی و منابع صاحبان سرمایه را بررسی می‌کنند. نسبت بدهی، نسبت حقوق مالکانه و شاخص‌های مرتبط با پوشش هزینه‌های مالی می‌توانند نشان دهند که ساختار تأمین مالی شرکت چگونه تغییر کرده است و آیا رشد فعالیت‌ها بیشتر از محل بدهی تأمین شده یا منابع داخلی و حقوق مالکانه. افزایش بدهی به‌تنهایی الزاماً به معنای وضعیت نامناسب نیست، اما زمانی که با کاهش سودآوری، ضعف جریان نقد یا پوشش ناکافی هزینه مالی همراه شود، اهمیت تحلیلی بیشتری پیدا می‌کند.

نسبت‌های سودآوری توان شرکت در تبدیل درآمد به سود را از جنبه‌های مختلف نشان می‌دهند. حاشیه سود ناخالص، حاشیه سود عملیاتی و حاشیه سود خالص در کنار شاخص‌های بازدهی، امکان مقایسه عملکرد دوره جاری با دوره قبل را فراهم می‌کنند. کاهش حاشیه سود ناخالص ممکن است ناشی از افزایش بهای تمام‌شده، تغییر ترکیب فروش یا ضعف در قیمت‌گذاری باشد. تفاوت میان روند سود عملیاتی و سود خالص نیز می‌تواند تأثیر هزینه‌های مالی، درآمدها و هزینه‌های غیرعملیاتی یا آثار مالیاتی را برجسته کند.

نسبت‌های فعالیت و کارایی بر نحوه استفاده شرکت از منابع و سرعت گردش اقلام عملیاتی تمرکز دارند. گردش موجودی، گردش مطالبات، دوره وصول، دوره نگهداری موجودی و سایر شاخص‌های مرتبط می‌توانند تغییرات سرمایه در گردش را روشن‌تر کنند. اگر درآمد شرکت رشد کرده باشد اما مطالبات یا موجودی با سرعت بسیار بیشتری افزایش یافته باشند، احتمال دارد بخشی از رشد فروش هنوز به نقد تبدیل نشده یا منابع بیشتری در موجودی‌ها حبس شده باشد. این موضوع می‌تواند در برنامه‌ریزی رسیدگی به فروش، دریافتنی‌ها، موجودی‌ها و جریان‌های نقدی اهمیت داشته باشد.

شاخص‌های جریان نقد، کیفیت سود و توان ایجاد وجه نقد از فعالیت‌های اصلی شرکت را بررسی می‌کنند. سود حسابداری و جریان نقد عملیاتی همیشه روند یکسانی ندارند. شرکتی ممکن است سود خالص مثبت گزارش کند، اما به دلیل افزایش مطالبات، موجودی‌ها یا سایر اقلام سرمایه در گردش، جریان نقد عملیاتی منفی داشته باشد. سامانه با قرار دادن این اطلاعات در کنار یکدیگر، به کاربر کمک می‌کند تفاوت میان سود گزارش‌شده و نقد ایجادشده را بهتر مشاهده و علت آن را بررسی کند.

نتایج شاخص‌ها در داشبورد تحلیلی فقط به‌صورت جداول عددی ارائه نمی‌شوند. نمودارهای مقایسه‌ای نیز روند مهم‌ترین اقلام و نسبت‌ها را میان دوره جاری و دوره قبل نمایش می‌دهند. مقایسه درآمد عملیاتی، سود ناخالص، سود عملیاتی و سود خالص، بررسی نسبت‌های نقدینگی، مشاهده ساختار بدهی و حقوق مالکانه و مقایسه حاشیه‌های سود از جمله نمودارهایی هستند که مرور سریع‌تر وضعیت مالی را امکان‌پذیر می‌کنند. نمودارها بر مبنای نتایج ذخیره‌شده همان اجرای تحلیل ساخته می‌شوند و به نسخه مشخصی از صورت‌های مالی وابسته‌اند.

یکی از نقاط قوت ماژول، بررسی ارتباط میان چند شاخص به‌جای تحلیل جداگانه هر نسبت است. تحلیل‌های ترکیبی، روندهای مرتبط را در کنار یکدیگر قرار می‌دهند تا تصویری کامل‌تر از وضعیت شرکت ایجاد شود. مقایسه رشد درآمد با رشد موجودی، مقایسه رشد فروش با افزایش حساب‌های دریافتنی، بررسی سود خالص در کنار جریان نقد عملیاتی، سنجش بدهی و هزینه مالی در ارتباط با سود عملیاتی و مقایسه رشد دارایی‌ها با رشد درآمد و سود، نمونه‌هایی از این تحلیل‌های چندشاخصی هستند.

برای مثال، افزایش درآمد می‌تواند در نگاه اول نشانه مثبتی باشد؛ اما اگر حساب‌های دریافتنی با سرعت بیشتری افزایش یافته باشند، ممکن است کیفیت فروش و سرعت وصول مطالبات نیازمند بررسی باشد. رشد موجودی هم‌زمان با کاهش فروش یا کاهش گردش کالا نیز می‌تواند احتمال کندی فروش، انباشت موجودی یا افزایش ریسک کاهش ارزش را مطرح کند. همچنین سود مثبت همراه با جریان نقد عملیاتی منفی ممکن است نشان دهد بخش قابل توجهی از سود هنوز به وجه نقد تبدیل نشده است. AFMS این روابط را در قالب شواهد عددی و تفسیرهای قابل بررسی در اختیار کاربر قرار می‌دهد.

موتور هشدارهای تحلیلی سامانه بر اساس مجموعه‌ای از قواعد مشخص، الگوهای نیازمند توجه را شناسایی می‌کند. تضعیف هم‌زمان شاخص‌های نقدینگی، افزایش اتکای شرکت به بدهی، پوشش ناکافی هزینه‌های مالی، رشد مطالبات یا موجودی سریع‌تر از درآمد و کاهش کیفیت تبدیل سود به جریان نقد، از جمله شرایطی هستند که می‌توانند به‌عنوان هشدار نمایش داده شوند. هر هشدار می‌تواند دارای عنوان، درجه اهمیت، شرح، شواهد عددی، شاخص‌های مرتبط و تفسیر باشد تا کاربر بداند هشدار بر چه مبنایی ایجاد شده است.

وجود یک هشدار به معنای وقوع قطعی تحریف، تقلب یا بحران مالی نیست. هشدارها نقش سیگنال اولیه را دارند و موضوعاتی را مشخص می‌کنند که ممکن است به رسیدگی بیشتر، دریافت توضیح از مدیریت، بررسی اسناد پشتیبان یا اصلاح برنامه حسابرسی نیاز داشته باشند. تصمیم درباره اهمیت موضوع و نحوه برخورد با آن همچنان بر عهده حسابرس و مدیران حرفه‌ای پرونده است. سامانه با ارائه شواهد و روابط عددی، قضاوت حرفه‌ای را پشتیبانی می‌کند، اما جایگزین آن نمی‌شود.

سامانه در صورت نبود اطلاعات کافی، نتیجه ساختگی تولید نمی‌کند. اگر یک شاخص به دلیل نبود مبلغ موردنیاز، صفر بودن مخرج، ثبت‌نشدن اطلاعات دوره قبل یا عدم انطباق اقلام قابل محاسبه نباشد، وضعیت آن به‌عنوان غیرقابل محاسبه یا غیرقابل ارزیابی مشخص می‌شود. محدودیت‌های محاسبه و داده‌های مفقود نیز در نتیجه ثبت می‌شوند. این ویژگی باعث می‌شود کاربر تفاوت میان «وضعیت مناسب»، «وضعیت نامناسب» و «نبود اطلاعات کافی برای اظهارنظر تحلیلی» را به‌درستی تشخیص دهد.

برای هر نتیجه، وضعیت تحلیلی نیز قابل نمایش است تا مرور تعداد زیادی شاخص آسان‌تر شود. وضعیت‌هایی مانند مثبت، باثبات، قابل توجه، نیازمند بررسی، پرریسک یا غیرقابل محاسبه کمک می‌کنند مدیر پرونده در نگاه اول شاخص‌های حساس‌تر را شناسایی کند. با این حال، این طبقه‌بندی‌ها باید همراه با فرمول، ارقام مبنا، روند دوره‌ای و شرایط واقعی فعالیت صاحبکار بررسی شوند و نباید صرفاً بر اساس رنگ یا عنوان وضعیت درباره شرکت نتیجه‌گیری شود.

تاریخچه اجرای تحلیل‌ها در پرونده قرارداد باقی می‌ماند و اجرای جدید، نتایج قبلی را حذف یا بازنویسی نمی‌کند. این قابلیت به تیم حسابرسی اجازه می‌دهد تغییرات تحلیل را پس از اصلاح صورت‌های مالی، ثبت تعدیلات یا دریافت اطلاعات جدید مقایسه کند. مدیران می‌توانند مشاهده کنند که نتایج اولیه چه بوده، کدام ارقام بعداً تغییر کرده‌اند و آخرین تحلیل بر اساس چه نسخه‌ای از صورت‌های مالی انجام شده است. این سابقه برای مستندسازی پرونده، بازبینی مدیر و شریک و کنترل کیفیت اهمیت زیادی دارد.

خروجی جامع اکسل نیز برای هر اجرای تحلیل قابل تهیه است. این خروجی به همان نسخه و Snapshot تحلیل متصل است و می‌تواند شامل مشخصات شرکت و قرارداد، شماره اجرای تحلیل، زمان ایجاد، خلاصه مدیریتی، شاخص‌ها، تحلیل‌های افقی و عمودی، نسبت‌های مالی، تحلیل‌های ترکیبی، هشدارها، شواهد عددی، محدودیت‌ها و نمودارهای تحلیلی باشد. در نتیجه، مؤسسه می‌تواند علاوه بر استفاده از داشبورد سامانه، نسخه‌ای مستند و قابل نگهداری از نتایج را در پرونده حسابرسی یا فرایندهای بازبینی خود استفاده کند.

سطح دسترسی به ماژول نیز بر اساس نقش و ارتباط کاربر با قرارداد کنترل می‌شود. مشاهده قراردادهای قابل تحلیل، اجرای تحلیل جدید، مشاهده نتایج و دریافت خروجی می‌تواند متناسب با مجوزهای تعریف‌شده برای کاربران محدود شود. به این ترتیب، اطلاعات مالی و نتایج تحلیلی هر صاحبکار فقط در اختیار افراد مجاز قرار می‌گیرند و امکان استفاده کنترل‌شده از ماژول برای حسابرسان، سرپرستان، مدیران و سایر مسئولان پرونده فراهم می‌شود.

کاربرد این ماژول تنها به مرحله نهایی حسابرسی محدود نیست. در مرحله برنامه‌ریزی، تحلیل روندها و نسبت‌ها می‌تواند به شناخت بهتر فعالیت صاحبکار، تعیین حوزه‌های پرریسک و طراحی روش‌های رسیدگی کمک کند. در طول اجرای حسابرسی، نتایج می‌توانند برای بررسی نوسانات، انتخاب حساب‌های نیازمند رسیدگی بیشتر و طرح پرسش از مدیریت مورد استفاده قرار گیرند. در مرحله تکمیل نیز تحلیل نهایی صورت‌های مالی می‌تواند به ارزیابی کلی سازگاری اطلاعات، بررسی تغییرات پس از تعدیلات و مستندسازی نتیجه‌گیری‌های تیم حسابرسی کمک کند.

ماژول تجزیه و تحلیل صورت‌های مالی AFMS در نهایت یک زنجیره منسجم میان اطلاعات صورت‌های مالی، محاسبات، نمودارها، تحلیل‌های ترکیبی، هشدارهای ریسک، سابقه اجراها و خروجی مستند ایجاد می‌کند. به‌جای آنکه هر حسابرس فایل جداگانه‌ای با فرمول‌ها و قالب‌های متفاوت تهیه کند، تحلیل‌ها در یک ساختار واحد، قابل ردیابی و قابل بازبینی انجام می‌شوند. نتیجه این فرایند، کاهش ورود مجدد اطلاعات، کاهش خطاهای محاسباتی، سرعت بیشتر در شناسایی تغییرات مهم، مستندسازی بهتر قضاوت‌های تحلیلی و دسترسی مدیران به تصویری منظم‌تر از وضعیت مالی و عملکرد صاحبکار است.

ماژول ارزیابی عملکرد در سامانه AFMS با هدف ایجاد یک فرایند منظم، مستند و قابل مقایسه برای سنجش عملکرد کارکنان مؤسسه حسابرسی طراحی شده است. در بسیاری از مؤسسات، ارزیابی پرسنل به برداشت‌های ذهنی مدیران، گفت‌وگوهای شفاهی یا فرم‌هایی محدود می‌شود که تنها در پایان سال تکمیل می‌شوند و پس از مدتی نیز دسترسی به سوابق آن‌ها دشوار است. چنین روشی باعث می‌شود عملکرد واقعی کارکنان در طول دوره، کیفیت فعالیت آن‌ها در پروژه‌های مختلف و روند رشد یا افت هر فرد به‌صورت دقیق قابل پیگیری نباشد. AFMS این فرایند را به بخشی از نظام مدیریتی مؤسسه تبدیل می‌کند و دو مسیر مکمل برای ارزیابی در اختیار مدیران قرار می‌دهد: ارزیابی دوره‌ای پرسنل و ارزیابی عملکرد افراد در هر قرارداد.

ارزیابی دوره‌ای برای بررسی مستمر عملکرد کارکنان در بازه‌های سه‌ماهه انجام می‌شود. کوتاه‌تر بودن دوره ارزیابی نسبت به ارزیابی‌های سالانه کمک می‌کند نقاط قوت، ضعف و نیازهای آموزشی کارکنان زودتر شناسایی شوند و مدیران برای اصلاح عملکرد یا توسعه توانمندی‌های آنان تا پایان سال منتظر نمانند. هر دوره ارزیابی به‌صورت مستقل در سامانه ثبت می‌شود و سابقه دوره‌های قبلی نیز برای مقایسه و بررسی روند عملکرد باقی می‌ماند.

در این ارزیابی، عملکرد هر فرد بر اساس مجموعه‌ای از شاخص‌های از پیش تعریف‌شده بررسی می‌شود. شاخص‌ها می‌توانند موضوعاتی مانند کیفیت انجام کار، دقت در مستندسازی، رعایت برنامه زمانی، مسئولیت‌پذیری، نظم، همکاری با اعضای تیم، نحوه ارتباط حرفه‌ای، توانایی حل مسئله، رعایت دستورالعمل‌ها و آمادگی برای پذیرش مسئولیت‌های بیشتر را پوشش دهند. هدف از این ساختار آن است که ارزیابی تنها بر یک برداشت کلی مانند «عملکرد خوب» یا «عملکرد ضعیف» استوار نباشد و ابعاد مختلف فعالیت حرفه‌ای فرد به‌صورت جداگانه مورد توجه قرار گیرند.

امتیاز هر شاخص در مقیاس یک تا پنج ثبت می‌شود و مجموع ارزیابی بر مبنای بیست شاخص، حداکثر صد امتیاز خواهد بود. این ساختار امکان مقایسه نتایج میان دوره‌های مختلف را فراهم می‌کند و مدیران می‌توانند مشاهده کنند که امتیاز کلی یا امتیاز هر حوزه نسبت به دوره قبل چه تغییری داشته است. استفاده از مقیاس یکسان برای تمام دوره‌ها همچنین باعث می‌شود ارزیابی کارکنان از قالب‌های پراکنده و معیارهای متفاوت خارج شود و در یک چارچوب قابل کنترل انجام گیرد.

ثبت امتیازها به‌تنهایی برای یک ارزیابی مؤثر کافی نیست. به همین دلیل، نتیجه ارزیابی می‌تواند همراه با توضیحات تکمیلی و نظر ارزیاب نگهداری شود تا دلایل امتیازهای ثبت‌شده و نکات مهم مربوط به عملکرد فرد مشخص باشند. این توضیحات به مدیران کمک می‌کنند در جلسات بازخورد، تنها به عدد نهایی استناد نکنند و بتوانند نمونه‌های مشخصی از عملکرد مناسب یا موضوعات نیازمند اصلاح را مطرح نمایند.

نگهداری سوابق ارزیابی‌های سه‌ماهه، امکان مشاهده روند عملکرد هر کارمند را فراهم می‌کند. ممکن است یک فرد در یک دوره به دلیل حضور در پروژه‌های دشوار یا تغییر مسئولیت، افت موقتی در برخی شاخص‌ها داشته باشد؛ درحالی‌که بررسی چند دوره نشان دهد روند کلی او رو به رشد بوده است. در مقابل، تکرار امتیاز پایین در یک شاخص مشخص می‌تواند نشان‌دهنده نیاز به آموزش، نظارت بیشتر یا بازنگری در نحوه تخصیص مسئولیت‌ها باشد. AFMS با حفظ تاریخچه ارزیابی‌ها، تصمیم‌گیری را از یک نتیجه مقطعی به بررسی روند بلندمدت تبدیل می‌کند.

بخش دوم این ماژول، ارزیابی عملکرد در سطح قرارداد است. در این نوع ارزیابی، عملکرد هر عضو تیم در ارتباط با یک پروژه مشخص بررسی می‌شود. این موضوع اهمیت زیادی دارد، زیرا عملکرد کارکنان در همه قراردادها یکسان نیست و ممکن است یک فرد در پروژه‌ای با شرایط عادی عملکرد مناسبی داشته باشد، اما در پروژه‌ای پیچیده، فشرده یا تخصصی با نقاط قوت یا ضعف متفاوتی روبه‌رو شود. ارزیابی پروژه‌ای کمک می‌کند نتیجه عملکرد فرد به محیط واقعی اجرای کار، مسئولیت او در تیم و شرایط همان قرارداد مرتبط باشد.

پس از تشکیل تیم هر قرارداد، افراد مجاز مانند مدیر پروژه، مسئول قرارداد یا مدیرعامل می‌توانند ارزیابی اعضای تیم را برای همان پروژه تکمیل کنند. ارزیابی به قرارداد مشخص، صاحبکار و فرد ارزیابی‌شونده متصل می‌شود و در نتیجه مشخص است هر امتیاز در ارتباط با کدام فعالیت حرفه‌ای ثبت شده است. این ارتباط از ثبت ارزیابی‌های کلی و بدون مستند جلوگیری می‌کند و امکان بازبینی نتیجه را در کنار اطلاعات واقعی پروژه فراهم می‌سازد.

ارزیابی پروژه‌ای الزاماً به تأیید نهایی تایم‌شیت وابسته نیست و مدیران می‌توانند بر اساس حضور و عملکرد واقعی فرد در پروژه، ارزیابی را ثبت کنند. این انعطاف اهمیت دارد، زیرا ممکن است ارزیابی تیم در مرحله تکمیل قرارداد یا بلافاصله پس از پایان عملیات انجام شود، درحالی‌که برخی فرایندهای اداری مانند تأیید نهایی تمام کارکردها هنوز تکمیل نشده باشند. سامانه ارزیابی را به یک اقدام مستقل مدیریتی تبدیل می‌کند، بدون آنکه ارتباط فرد با قرارداد نادیده گرفته شود.

در ارزیابی هر قرارداد، مدیر می‌تواند عملکرد عضو تیم را از نظر کیفیت رسیدگی، رعایت بودجه زمانی، نحوه انجام وظایف محول‌شده، کیفیت مستندات، هماهنگی با سرپرست و سایر اعضای تیم، رعایت الزامات حرفه‌ای و توانایی مدیریت مسائل پروژه بررسی کند. نتیجه این ارزیابی نشان می‌دهد فرد در یک محیط واقعی و در مواجهه با مسئولیت‌های مشخص چگونه عمل کرده است.

تفاوت اصلی ارزیابی دوره‌ای و ارزیابی قراردادی در دامنه آن‌هاست. ارزیابی دوره‌ای تصویری کلی از عملکرد فرد در یک بازه سه‌ماهه ارائه می‌دهد، درحالی‌که ارزیابی پروژه‌ای بر رفتار و کیفیت عملکرد او در یک قرارداد مشخص تمرکز دارد. استفاده هم‌زمان از این دو ارزیابی، تصویر کامل‌تری از کارکنان ایجاد می‌کند. ممکن است فردی در ارزیابی کلی امتیاز مناسبی داشته باشد، اما سوابق پروژه‌ای نشان دهد در نوع خاصی از قراردادها به آموزش یا نظارت بیشتری نیاز دارد. همچنین ممکن است عملکرد برجسته یک فرد در پروژه‌ای دشوار، در ارزیابی کلی به‌تنهایی به‌اندازه کافی دیده نشود.

اتصال ارزیابی پروژه‌ای به قراردادها، امکان بررسی عملکرد کارکنان بر اساس نوع تجربه حرفه‌ای آنان را نیز فراهم می‌کند. مدیران می‌توانند مشاهده کنند هر فرد در چه پروژه‌هایی حضور داشته، در هر قرارداد چه ارزیابی‌ای دریافت کرده و روند عملکرد او در پروژه‌های مختلف چگونه بوده است. این اطلاعات می‌تواند برای انتخاب اعضای تیم قراردادهای بعدی، تعیین سرپرست، واگذاری مسئولیت‌های پیچیده‌تر و برنامه‌ریزی مسیر پیشرفت شغلی مورد استفاده قرار گیرد.

نتایج ارزیابی‌ها فقط در اختیار ارزیاب باقی نمی‌مانند. هر کارمند می‌تواند متناسب با سطح دسترسی تعریف‌شده، ارزیابی‌های مرتبط با خود را مشاهده کند. این شفافیت باعث می‌شود کارکنان بدانند عملکرد آن‌ها بر چه اساسی بررسی شده و برای بهبود امتیاز خود باید روی چه حوزه‌هایی تمرکز کنند. مشاهده نتیجه ارزیابی می‌تواند گفت‌وگوی میان مدیر و کارمند را از برداشت‌های کلی به موضوعات مشخص و قابل بررسی تبدیل کند.

امکان چاپ و دریافت خروجی از نتایج ارزیابی نیز در سامانه پیش‌بینی شده است. کاربر می‌تواند گزارش ارزیابی خود را مشاهده و در صورت نیاز چاپ کند یا خروجی اکسل دریافت نماید. این خروجی‌ها برای جلسات بازخورد، مستندسازی پرونده پرسنلی، بررسی‌های مدیریتی و تحلیل نتایج چند دوره قابل استفاده هستند. به این ترتیب، اطلاعات ارزیابی تنها در صفحه سامانه باقی نمی‌مانند و مؤسسه می‌تواند متناسب با نیازهای داخلی خود از آن‌ها استفاده کند.

سطح دسترسی به ثبت، مشاهده و مدیریت ارزیابی‌ها بر اساس نقش کاربران کنترل می‌شود. همه کارکنان نمی‌توانند ارزیابی دیگران را تغییر دهند یا نتایج کل مؤسسه را مشاهده کنند. مدیران و افراد مسئول، متناسب با اختیارات خود امکان ثبت یا بررسی ارزیابی‌ها را دارند و هر کارمند نیز به نتایج مرتبط با خود دسترسی خواهد داشت. این ساختار ضمن حفظ محرمانگی اطلاعات پرسنلی، امکان استفاده مدیریتی از نتایج را فراهم می‌کند.

یکی از مشکلات رایج در ارزیابی‌های سنتی، فراموش‌شدن تجربه مدیران پس از پایان پروژه است. اگر ارزیابی چند ماه پس از تکمیل کار انجام شود، جزئیات عملکرد افراد به‌درستی به خاطر نمی‌ماند و نتیجه تحت تأثیر آخرین تجربه یا برداشت کلی قرار می‌گیرد. ثبت ارزیابی در ارتباط مستقیم با قرارداد کمک می‌کند مدیر پروژه در زمان مناسب و بر اساس تجربه واقعی همان پروژه، نظر خود را ثبت کند.

نتایج ارزیابی می‌توانند در تصمیم‌های منابع انسانی مؤسسه نقش پشتیبان داشته باشند. انتخاب افراد برای پروژه‌های مهم‌تر، شناسایی کارکنان مستعد ارتقا، تعیین نیازهای آموزشی، بررسی آمادگی برای پذیرش مسئولیت سرپرستی و تصمیم‌گیری درباره ترکیب تیم‌ها از جمله مواردی هستند که می‌توانند با استفاده از سوابق ارزیابی دقیق‌تر انجام شوند. با این حال، سامانه به‌صورت خودکار درباره ارتقا، پاداش یا ادامه همکاری تصمیم نمی‌گیرد و نتیجه نهایی همچنان بر عهده مدیران مؤسسه است.

ترکیب نتایج ارزیابی با اطلاعات دیگر AFMS ارزش بیشتری ایجاد می‌کند. مدیران می‌توانند عملکرد ثبت‌شده فرد را در کنار سابقه حضور در قراردادها، ساعات کارکرد، مسئولیت‌های محول‌شده، سمت سازمانی و رده حسابرسی او بررسی کنند. این ارتباط کمک می‌کند نتیجه ارزیابی از شرایط واقعی فعالیت فرد جدا نباشد. برای مثال، عملکرد یک حسابرس در پروژه‌ای با بودجه زمانی محدود یا حجم کار بالا باید در همان شرایط تحلیل شود و صرفاً با یک امتیاز کلی مقایسه نشود.

وجود فرایند منظم ارزیابی برای کارکنان نیز پیام روشنی دارد: عملکرد حرفه‌ای، کیفیت کار و میزان پیشرفت آنان دیده و ثبت می‌شود. وقتی معیارهای ارزیابی مشخص باشند و نتیجه به‌صورت دوره‌ای ارائه شود، کارکنان بهتر می‌دانند مؤسسه چه انتظاری از آن‌ها دارد. این موضوع می‌تواند به افزایش مسئولیت‌پذیری، بهبود کیفیت مستندسازی و ایجاد انگیزه برای رشد حرفه‌ای کمک کند.

برای مدیران مؤسسه نیز این ماژول جایگزین مناسبی برای فرم‌های پراکنده، فایل‌های شخصی و ارزیابی‌های غیرمستند است. تمام دوره‌ها، قراردادها، ارزیابان، امتیازها و توضیحات در یک ساختار مشخص نگهداری می‌شوند و امکان مراجعه به سوابق وجود دارد. بنابراین تصمیم‌های مدیریتی کمتر به حافظه افراد یا برداشت‌های لحظه‌ای وابسته خواهند بود.

در نهایت، ماژول ارزیابی AFMS با ترکیب ارزیابی دوره‌ای و ارزیابی قراردادی، دو نگاه مکمل به عملکرد کارکنان ایجاد می‌کند. نگاه اول، روند کلی فرد را در بازه‌های سه‌ماهه بررسی می‌کند و نگاه دوم، کیفیت عملکرد او را در پروژه‌های واقعی نشان می‌دهد. نتیجه، ایجاد سابقه‌ای منظم، قابل مقایسه و قابل استفاده برای توسعه کارکنان، بهبود ترکیب تیم‌ها، برنامه‌ریزی آموزشی و تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر در حوزه منابع انسانی مؤسسه حسابرسی است.

انتخاب یک سامانه مدیریتی برای مؤسسه حسابرسی فقط به معنای خرید چند فرم الکترونیکی یا جایگزین‌کردن فایل‌های اکسل نیست. مؤسسه در واقع تصمیم می‌گیرد فرایندهای اصلی خود را چگونه مدیریت، کنترل، مستندسازی و توسعه دهد. سامانه AFMS برای همین نقطه طراحی شده است؛ ایجاد یک بستر یکپارچه که اطلاعات پرسنل، شرکت‌ها، قراردادها، بودجه‌ها، تایم‌شیت‌ها، صورت‌حساب‌ها، دریافت‌ها، حقوق و دستمزد، هزینه‌ها، کنترل کیفیت، کنترل وضعیت، نکات عمده حسابرسی، گزارش نهایی و تحلیل صورت‌های مالی را در یک محیط منظم به یکدیگر متصل می‌کند.

در بسیاری از مؤسسات، اطلاعات هر بخش در فایل‌ها و نرم‌افزارهای جداگانه نگهداری می‌شود. مشخصات قرارداد در یک فایل، بودجه پروژه در فایل دیگر، ساعات کارکرد در فرم‌های جداگانه، گزارش‌های مدیریتی در اکسل و نکات حسابرسی در پوشه‌های مختلف قرار دارند. نتیجه این پراکندگی، ورود چندباره اطلاعات، اختلاف میان گزارش‌ها، وابستگی شدید به افراد، دشواری کنترل نسخه‌ها و اتلاف زمان مدیران برای جمع‌آوری اطلاعات است. AFMS این پراکندگی را کاهش می‌دهد و برای هر قرارداد، شرکت، کارمند و دوره مالی یک مسیر مشخص و قابل پیگیری ایجاد می‌کند.

یکی از مهم‌ترین دلایل انتخاب AFMS، طراحی آن بر اساس واقعیت‌های کاری مؤسسات حسابرسی است. این سامانه یک نرم‌افزار عمومی مدیریت پروژه نیست که صرفاً نام چند بخش آن تغییر کرده باشد. ساختار قراردادهای حسابرسی، تیم رسیدگی، مسئول درآمد، مدیران و امضاکنندگان، بودجه ساعات، تایم‌شیت، مراحل تأیید، فرم‌های ارزیابی، کنترل کیفیت، نکات عمده، فرم ۱۰۵۰، پیش‌نویس گزارش حسابرس مستقل و بازرس قانونی و تحلیل صورت‌های مالی در طراحی آن در نظر گرفته شده‌اند. در نتیجه، کاربران با اصطلاحات و فرایندهایی روبه‌رو می‌شوند که با فعالیت حرفه‌ای آن‌ها هم‌خوانی دارد.

AFMS به مدیران مؤسسه کمک می‌کند به‌جای اتکا به گزارش‌های دیرهنگام و پراکنده، تصویری به‌روزتر از وضعیت فعالیت‌ها داشته باشند. تعداد قراردادها، پیشرفت پروژه‌ها، وضعیت بودجه، ساعات مصرف‌شده، عملکرد کارکنان، صورت‌حساب‌ها، مطالبات، هزینه‌ها، حقوق و دستمزد و سایر شاخص‌های مدیریتی در قالب گزارش‌ها و داشبوردهای منظم قابل مشاهده‌اند. مدیرعامل، مدیر فنی، مدیران پروژه و مسئولان اداری و مالی می‌توانند متناسب با سطح دسترسی خود، اطلاعات موردنیازشان را مشاهده کنند و تصمیم‌های خود را بر مبنای داده‌های ثبت‌شده در سامانه اتخاذ نمایند.

کنترل دسترسی یکی دیگر از مزیت‌های مهم سامانه است. همه کاربران نباید تمام اطلاعات مؤسسه را مشاهده یا ویرایش کنند. حسابرس باید به پرونده‌ها و تایم‌شیت‌های مرتبط با خود دسترسی داشته باشد، سرپرست باید بتواند عملکرد زیرمجموعه را کنترل کند، واحد مالی باید اطلاعات مالی موردنیاز را ببیند و مدیران باید به گزارش‌های جامع‌تر دسترسی داشته باشند. AFMS امکان تعریف دسترسی بر اساس نقش و همچنین اعمال محدودیت یا اختیار اختصاصی برای هر کاربر را فراهم می‌کند. به این ترتیب، مؤسسه می‌تواند میان سهولت استفاده، محرمانگی اطلاعات و کنترل مدیریتی تعادل ایجاد کند.

ثبت اطلاعات در یک محیط یکپارچه، وابستگی مؤسسه به حافظه و فایل‌های شخصی کارکنان را نیز کاهش می‌دهد. وقتی یک کارمند جابه‌جا می‌شود یا مسئول یک پروژه تغییر می‌کند، اطلاعات قرارداد، تیم، بودجه، مکاتبات، تایم‌شیت‌ها، ارزیابی‌ها، نکات حسابرسی و گزارش‌های قبلی همچنان در پرونده باقی می‌مانند. مدیر جدید مجبور نیست برای پیدا کردن سوابق، پوشه‌های شخصی، پیام‌ها و فایل‌های نام‌گذاری‌شده به روش‌های مختلف را جست‌وجو کند. این موضوع به حفظ دانش سازمانی مؤسسه و استمرار فرایندها کمک می‌کند.

مدیریت زمان و هزینه در مؤسسات حسابرسی اهمیت مستقیم اقتصادی دارد. بخش قابل توجهی از سود یا زیان هر قرارداد به نحوه بودجه‌بندی ساعات، ثبت کارکرد، کنترل اضافه‌کار، تخصیص نیرو و مقایسه عملکرد واقعی با برنامه وابسته است. AFMS با اتصال قرارداد، بودجه و تایم‌شیت، به مدیران کمک می‌کند مصرف منابع را بهتر کنترل کنند. ساعات ثبت‌شده به پروژه، موضوع فعالیت و کاربر مربوط می‌شوند و پس از طی مراحل تأیید، مبنای گزارش‌های مدیریتی قرار می‌گیرند. در نتیجه، مؤسسه می‌تواند پروژه‌هایی را که بیش از بودجه زمان مصرف می‌کنند زودتر شناسایی کند و برای اصلاح ترکیب تیم یا نحوه اجرای کار تصمیم بگیرد.

یکپارچگی بخش مالی با اطلاعات قراردادها نیز ارزش قابل توجهی ایجاد می‌کند. صورت‌حساب‌ها، مالیات و عوارض، دریافت‌ها، مانده مطالبات و وضعیت وصول قراردادها در کنار اطلاعات عملیاتی نگهداری می‌شوند. مدیر مؤسسه می‌تواند فقط مبلغ قرارداد را نبیند، بلکه وضعیت صدور صورت‌حساب، میزان وصول، مانده بدهی صاحبکار و ارتباط آن با پیشرفت پروژه را نیز بررسی کند. این ارتباط، کنترل درآمد و جریان نقد مؤسسه را ساده‌تر و تصمیم‌گیری درباره پیگیری مطالبات را منظم‌تر می‌کند.

AFMS در حوزه منابع انسانی نیز فراتر از نگهداری مشخصات کارکنان عمل می‌کند. ساختار سازمانی، سمت، رده حسابرسی، سرپرست مستقیم، محل خدمت، وضعیت استخدام، ارزیابی‌های دوره‌ای و ارزیابی‌های پروژه‌ای در یک مجموعه به هم مرتبط قرار می‌گیرند. مؤسسه می‌تواند عملکرد کارکنان را فقط بر اساس برداشت‌های پراکنده بررسی نکند و سابقه‌ای منظم از ارزیابی‌ها، پروژه‌های انجام‌شده و ساعات کارکرد در اختیار داشته باشد. این اطلاعات برای ارتقا، آموزش، تعیین مسئولیت‌های جدید و برنامه‌ریزی نیروی انسانی قابل استفاده است.

کنترل کیفیت و کنترل وضعیت مؤسسه از دیگر بخش‌هایی هستند که AFMS را از یک سامانه ساده اداری متمایز می‌کنند. مؤسسه می‌تواند وضعیت رعایت الزامات، تکمیل بخش‌های موردنیاز، پاسخ‌ها، امتیازها و مستندات مرتبط را در قالب یک فرایند منظم پیگیری کند. موضوعات نامرتبط نیز می‌توانند به‌عنوان فاقد کاربرد مشخص شوند تا امتیازها بر اساس موارد قابل ارزیابی محاسبه شوند. مدیران در نتیجه به‌جای تکمیل پراکنده فرم‌ها در زمان بازرسی یا کنترل، می‌توانند وضعیت مؤسسه را در طول دوره مشاهده و نواقص را پیش از تبدیل‌شدن به مسئله جدی شناسایی کنند.

ماژول نکات عمده و گزارش نهایی، یکی از نقاط قوت اصلی AFMS برای مؤسسات حسابرسی است. نکات شناسایی‌شده در جریان رسیدگی، اطلاعات صورت‌های مالی، نتایج بررسی، نظر مدیران و تصمیم درباره نحوه انعکاس هر موضوع در یک زنجیره مشخص ثبت می‌شوند. نکات منتخب می‌توانند از فرم ۱۰۵۰ به بخش‌های مرتبط پیش‌نویس گزارش منتقل شوند و ارتباط آن‌ها با بند گزارش حفظ شود. در نتیجه، احتمال مغایرت میان مستندات پرونده و متن گزارش کاهش می‌یابد و مدیران می‌توانند مسیر هر بند را از نکته اولیه تا گزارش نهایی پیگیری کنند.

مدیریت نسخه‌های پیش‌نویس گزارش نیز مانع از آشفتگی فایل‌هایی با نام‌هایی مانند «نسخه نهایی»، «نسخه نهایی اصلاح‌شده» و «نسخه آخر جدید» می‌شود. هر نسخه به‌صورت مستقل نگهداری می‌شود، امکان ایجاد نسخه جدید بر مبنای نسخه قبلی وجود دارد و تغییرات نکات اصلی قابل کنترل است. پیش‌نمایش گزارش و خروجی Word نیز فرایند تدوین را تکمیل می‌کنند. با این حال، تصمیم حرفه‌ای درباره نوع اظهارنظر و محتوای نهایی گزارش همچنان بر عهده مدیران و شرکای مؤسسه باقی می‌ماند و سامانه نقش پشتیبان و کنترل‌کننده فرایند را دارد.

ماژول تجزیه و تحلیل صورت‌های مالی نیز اطلاعات خام را به مجموعه‌ای از تحلیل‌های قابل استفاده تبدیل می‌کند. تحلیل افقی و عمودی، نسبت‌های نقدینگی، اهرمی، سودآوری، فعالیت، جریان نقد، نمودارها، تحلیل‌های ترکیبی و هشدارهای مبتنی بر قواعد در یک محیط واحد ارائه می‌شوند. این قابلیت به تیم حسابرسی کمک می‌کند تغییرات مهم، روابط غیرعادی و موضوعات نیازمند رسیدگی بیشتر را سریع‌تر شناسایی کند. هر اجرای تحلیل به نسخه مشخصی از صورت‌های مالی متصل است و در صورت تغییر اطلاعات، سامانه قدیمی‌بودن تحلیل را مشخص می‌کند.

یکی از ارزش‌های اصلی AFMS، کاهش دوباره‌کاری است. اطلاعاتی که یک‌بار در سامانه ثبت می‌شوند، می‌توانند در بخش‌های مرتبط دوباره مورد استفاده قرار گیرند. مشخصات شرکت در قرارداد، گزارش‌ها و تحلیل‌ها استفاده می‌شود؛ اعضای تیم در تایم‌شیت، بودجه و ارزیابی حضور دارند؛ اطلاعات صورت‌های مالی در فرم ۱۰۵۰، پیش‌نویس گزارش و تحلیل مالی به کار می‌روند. این ارتباط میان بخش‌ها، علاوه بر صرفه‌جویی در زمان، احتمال اختلاف اطلاعات میان فایل‌ها و واحدهای مختلف را کاهش می‌دهد.

استانداردسازی فرایندها نیز دلیل مهم دیگری برای استفاده از AFMS است. وقتی هر مدیر یا حسابرس فرم‌ها و فایل‌های اختصاصی خود را داشته باشد، کیفیت مستندسازی و قابلیت بازبینی پروژه‌ها به افراد وابسته می‌شود. سامانه یک چارچوب واحد برای ثبت اطلاعات، تأییدها، گزارش‌ها و کنترل‌ها ایجاد می‌کند. این چارچوب به معنای حذف قضاوت حرفه‌ای یا انعطاف کاربران نیست، بلکه باعث می‌شود تصمیم‌ها در محیطی منظم، قابل ردیابی و قابل بازبینی ثبت شوند.

قابلیت نگهداری سوابق و تاریخچه تغییرات، در زمان بازبینی داخلی، کنترل کیفیت و پاسخ‌گویی مدیریتی اهمیت زیادی دارد. مدیران می‌توانند مشاهده کنند یک فرایند در چه مرحله‌ای قرار دارد، چه کسی اطلاعات را ثبت کرده، کدام نسخه مورد استفاده بوده و چه تصمیمی برای موضوع گرفته شده است. وجود این سابقه، پیگیری امور را ساده‌تر می‌کند و وابستگی به توضیحات شفاهی یا جست‌وجوی فایل‌های قدیمی را کاهش می‌دهد.

سامانه به‌صورت ماژولار طراحی شده است. مؤسسه می‌تواند از امکانات پایه استفاده کند و متناسب با نیاز و مرحله رشد خود، ماژول‌های تخصصی‌تر را فعال نماید. این ویژگی مانع از آن می‌شود که همه مؤسسات، بدون توجه به اندازه و نیازشان، مجبور به استفاده از یک ترکیب ثابت باشند. در عین حال، ماژول‌های مرتبط به‌گونه‌ای کنار هم قرار گرفته‌اند که با فعال‌شدن آن‌ها، یک جریان کاری کامل ایجاد شود و اطلاعات میان بخش‌ها جدا و تکراری باقی نمانند.

AFMS می‌تواند بر بستر اختصاصی مؤسسه اجرا شود و اطلاعات هر مؤسسه در محیط مستقل خود نگهداری شوند. این ساختار برای مجموعه‌هایی که نسبت به محرمانگی اطلاعات صاحبکاران، کاربران و قراردادها حساس هستند اهمیت دارد. همچنین امکان معرفی مؤسسه، شعب، شرکا و اعضای حرفه‌ای در صفحه عمومی می‌تواند به ایجاد حضور حرفه‌ای‌تر در فضای آنلاین و دسترسی بهتر مخاطبان به اطلاعات مؤسسه کمک کند.

خرید AFMS فقط هزینه تهیه یک نرم‌افزار نیست؛ سرمایه‌گذاری برای کاهش اتلاف زمان، افزایش کنترل، حفظ دانش سازمانی و ایجاد زیرساخت رشد مؤسسه است. زمانی که مدیران برای جمع‌آوری گزارش‌ها، تطبیق فایل‌ها، پیگیری تأییدها و اصلاح مغایرت‌ها صرف می‌کنند، هزینه پنهان مؤسسه محسوب می‌شود. کاهش این زمان و تبدیل آن به فعالیت‌های حرفه‌ای‌تر، مانند نظارت بر کیفیت، توسعه بازار، آموزش کارکنان و مدیریت ارتباط با صاحبکاران، می‌تواند ارزش اقتصادی قابل توجهی ایجاد کند.

این سامانه برای مؤسساتی مناسب است که می‌خواهند از مدیریت مبتنی بر فایل‌های پراکنده و پیگیری‌های شفاهی عبور کنند؛ کنترل دقیق‌تری بر قراردادها، منابع و درآمدها داشته باشند؛ فرایند گزارشگری و کنترل کیفیت را منظم‌تر کنند؛ عملکرد کارکنان و پروژه‌ها را بهتر بسنجند و برای توسعه آینده خود یک زیرساخت قابل اتکا ایجاد نمایند.

AFMS ادعا نمی‌کند که جایگزین تجربه، قضاوت حرفه‌ای و مسئولیت مدیران و حسابرسان می‌شود. ارزش واقعی سامانه در این است که اطلاعات، محاسبات، تأییدها و سوابق را در زمان مناسب و در ساختاری قابل استفاده در اختیار افراد مسئول قرار می‌دهد. تصمیم نهایی همچنان با متخصصان مؤسسه است، اما آن تصمیم بر پایه اطلاعات منظم‌تر، دسترسی سریع‌تر و کنترل قوی‌تر اتخاذ می‌شود.

در نهایت، مؤسسه‌ای که AFMS را انتخاب می‌کند فقط یک پنل مدیریتی دریافت نمی‌کند؛ بلکه یک مسیر یکپارچه از معرفی صاحبکار و انعقاد قرارداد تا برنامه‌ریزی، اجرای کار، کنترل زمان و هزینه، ارزیابی، گزارشگری، کنترل کیفیت و تحلیل مالی در اختیار خواهد داشت. این یکپارچگی، همان مزیتی است که می‌تواند مؤسسه را سریع‌تر، منظم‌تر، شفاف‌تر و آماده‌تر برای رشد کند.

برای مؤسساتی که قصد دارند پیش از تصمیم‌گیری، سامانه را بر اساس فرایندهای واقعی خود ارزیابی کنند، امکان ارائه دمو و بررسی نیازها وجود دارد. در جلسه معرفی، بخش‌های سامانه بر مبنای ساختار مؤسسه، تعداد کارکنان، نوع قراردادها، روش فعلی ثبت اطلاعات و ماژول‌های موردنیاز بررسی می‌شوند تا مشخص شود AFMS چگونه می‌تواند در عمل به بهبود مدیریت و اجرای فعالیت‌های مؤسسه کمک کند.